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「秘書の仕事は、相手と並んで歩くこと」2500人を束ねるCEO秘書が語る仕事の裏側

現在、弊社の代表取締役会長兼CEOとして、社内外に存在感を示しているポール・デュプイ。そんなポールをサポートする人として、社内で密かにスポットライトが当たっているのが、エグゼクティブアシスタント(秘書)の富永綾子さんです。

一言で「秘書」といっても、その仕事の全貌は中々見えてこないもの。
今回は、ポールの秘書を務める富永さんに、その仕事の裏側や富永さんご自身のバックグラウンドを伺いました。

代表取締役会長兼CEO付 エグゼクティブアシスタント(秘書)
富永 綾子 Ayako Tominaga
英文学部卒業後、カナダ トロントで語学留学を経験。帰国後、多国籍企業で秘書としてのキャリアをスタートし、オフィスマネージャー、外資系企業の日本支店立ち上げ、プロジェクトマネジメントなど幅広い業務を経験する。2022年7月、CEO付のエグゼクティブアシスタントとしてランスタッドに入社。
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休日に電動ドライバーにハマる秘書、富永さんのおはなし

ーー最初にこんなことをお伺いして良いのか迷うのですが、富永さんはどんな休日を過ごされているんですか?未だに謎のベールに包まれているので、知りたいなあと思いまして‥‥

えっ、私、謎の存在ですか?全然そんなことないですよ!
基本的に予定は立てず、そのときの気分次第で思いつくままに動いています。

最近は、引っ越しをキッカケにインテリアに目覚めました!おしゃれな家具に憧れがあって、いろんな家具屋さんを巡って、家具を買い集めました。

ーーそうなんですね!でも、家具って組み立てが意外と大変じゃないですか?

それが、結構楽しくて。この前、六角ビットを付け替えられる電動ドライバーを買ったんです!それが超楽しくて、今一番お気に入りのモノです(笑)

かわいい‥‥と言いながら見せてくれた、富永さん愛用の電動ドライバー

今まで、家具の組み立てって大変だなーと思っていたのですが、電動ドライバーのおかげで一気に解決して、本当に人生が変わりました!

ーー意外なお気に入りに、思わず動揺してます(笑)

そうですよね(笑)
でも本当に電動ドライバーにハマってしまって、ドライバーを使いたくてDIYしたり、棚の位置をちょっと変えてみたり、家中のネジを電動ドライバーで締め直したりとか‥‥とにかく今、電動ドライバーがアツいんですよ!

電動ドライバーのアツさを語る富永さん

ーーまさか、富永さんがここまで電動ドライバー愛に溢れる方だとは思っていなかったので衝撃ですが、お人柄が少し見えてきたところで、早速本編に移っていこうと思います(笑)

「秘書って、なんかカッコイイ!」飛び込んだ異文化に揉まれ続け、たくましさを培ったキャリア

ーー富永さんって、もともと秘書のお仕事を長くされているのですか?

そうですね、結果的に秘書のお仕事は長いかもしれません。でも、実はたまたまというか。最初は英語を使える仕事が良いかな~という意識しかなかったんです。

英文事務の仕事を探して就職活動をしていたら、面接担当の方から「秘書のポジションがあるんだけど、どう?」という提案をいただいて。「秘書って、なんかカッコイイじゃん!」と思ったんです(笑)それで軽い気持ちで入社したのが、当時は100%国有だったサウジアラビアの会社でした。

当時、日本の企業とのプロジェクトが始まったばかりの段階で、社員の大半はプロジェクトのために来日したばかりの中東系の駐在員でした。日本人は数名しかいない状況で、私自身も初めてのキャリアをスタートしましたが、あれはカオスでしたね(笑)

まず、駐在員の方は初めて日本に住むという人がほとんどでした。日本とは全く違った文化圏の方々なので、「これは日本のやり方とは違うよ」ということから伝えなければいけないことも多かったですね。

ーー異文化間を取り持つのは大変ですね!その次も、外資系の会社ですか?

そうです。2社目の香港系企業は、日本支社の立ち上げ段階で入社して、私が日本支社の社員第1号だったんです。そこでは、役員秘書(EA)兼オフィスマネージャーという二つの役割を担当しました。

入社当初の私の仕事は、オフィスマネージャーとして、とにかく支社の全てのことを整えていく仕事でした。かろうじて支社オフィスになる場所の契約は済んでいたのですが、中はまだ工事中だったんですよ(笑)

そんな様子だったので、オフィス内の机やイスなどの備品調達、電気やインターネットの工事手配はもちろん、不動産管理や財務、経理、労務、採用‥‥ありとあらゆる全てのことの窓口になって対応しました。

ーーそれは‥‥過酷じゃなかったですか?

さすがに過酷でしたね。でもお陰でたくましくなりました!(笑)
本社が香港にあって、その小さな支社が日本にあるという立てつけなので、そもそも日本には数名しか社員が居ませんでした。そんな状況もあり、支社を立ち上げてからも、部署と呼べるような機能はなく‥‥。まず日本でできる処理をして、最終的な対応は香港本社に依頼する流れでした。

ただ、香港側も日本での事業展開は初めてのことなので、日本の規定などが分からないことも多くありました。人事や経理の法律関係で困ることがあれば、社労士の方や税理士の方にコンタクトを取って、香港とのやり取りをクロージングさせたことも何度もありました。

あの時は大変だったと遠い目をする富永さん

ーーすごいご経験ですね。これまで担当していなかった仕事など、進め方が分からない業務が出てきたときにはどうやって解決していたのですか?

日本には誰もいなかったので(笑)まず、香港本社の連絡先が分かる人に、社内のツテを聞いていきました。

経理部の人に質問があれば、「質問の件は、これで理解できました。ちなみに、人事関係の質問は誰に聞いたらいいですか?」という風に、どんどん聞いていくんです。

そうすると「あの人かな?」と教えてもらえるので、少しずつ情報が集まってきて、だんだんとパズルのピースが繋がって、全体像が見えてくるようになりました。「ちなみに~」と聞いてみるって大事だなというのは、そのとき学びましたね。

ーーそんな壮絶な経験を経てのランスタッドだと、今はそこまで難しい仕事ではなさそうですね!(笑)

いやいや!(笑)逆に今の環境って初めてなんです。今まで、2社ともグローバル企業ではありましたが、日本のオフィスは100人にも満たない少人数の会社でした。ランスタッドは社員が2500人くらい居て、日本国内にも何十拠点も支店があって。

総合人材サービス業という業界も初めてで、いろんな事業を展開していて、すべてを把握するのが大変という環境が新鮮で、日々学びも多くて楽しいなと思っています。

秘書の仕事は、意外とクリエイティブ

ーー改めてにはなりますが、秘書って具体的にどんなことをするんですか?

まず朝イチで必ず、その日のスケジュールチェックです。毎日、何度も何度も見ていますが、もう一度頭に入れます。これは代表のポールと一緒にやることも多いですね。ここに合わせて、その日どんなイベントがあって、資料が必要なのか、既に資料は共有されているのか‥‥などを確認し、状況に応じて関係者にフォローアップを入れます。

あとはイメージ通り、出張や会議の手配をすることもあるのですが、ポールの下で働いていると、実はそれってごく僅かな業務の一部って感じなんです。実際は、もっとクリエイティブな仕事も多くあります。

ーーそうなんですね!少し意外です。

もともと採用面接の時にポールから、「枠にはまらず、色んなことに一緒にチャレンジしてくれる、自分の右腕になってくれるような人材を求めている」と言われていたのですが、まさに今も幅広い業務を担当しています。

例えば、ポールは社内でも社外でもイベントに出席する機会が多いので、新しくイベントを企画したときには、各所と調整役を務めることがよくあります。あと私、毎週実施されている経営者会議にも出席させてもらっているんです。ポールはじめ、経営層の皆さんや社員の皆さんには、どんな場面でも秘書だからと線引きされることなく、チームの一員として扱ってもらえている感覚があってありがたいなと感じていますね。

ーーちなみに、秘書として仕事をする上で心がけていることはありますか?

「察すること」ですね。何かロジカルに考えて‥‥という感じではないのですが、もともと細かいことに気付こう、空気を察しようという気持ちは持っているので、今も常に意識しています。

あとは「スポンジのように吸収すること」も心がけていますね。秘書は、柔軟な対応が求められる場面が多いので、どんなときでも色んな人から情報を集めて、冷静に状況を見て、できる対応をしていくことが大切だなと思っています。 

秘書の仕事は振り回されることではなく、相手と並んで歩くこと

ーー勝手なイメージなのですが、秘書って相手ありきの仕事なのかなと思っていて。相手に振り回されてしまうこともあるのかな?と思うのですが、実際はどうなんでしょう?

確かにキャリアをスタートした最初の頃は、「私はこんなに頑張ってるのに、なんでスケジュールをコロコロ変えるの?」と思うこともありましたね‥‥。でも、最近は振り回されるという感覚が無くなっていることに、今気付きました。

ーーそうなんですね。それは何故ですか?

恐らく、その担当している人の時間の貴重さがわかったからですね。
例えば、ポールは2500人の社員を導く代表者です。ポールの意見や判断には、2500人の社員や、場合によってはその家族への責任が伴っています。

そう思ったときに、その人の貴重な時間をどうにか私が整理するんだ!という意識に変わったんです。振り回されているという感覚はなくなって、自分が相手に足並みを合わせて、一緒になって進まなきゃいけないんだという感覚になりました。今は、「相手と私」で並んで歩いているようなイメージを持っていますね。

あと、経営者や役職者の方って、自分の信念や個性、思いを持っている人が多くて、だからこそ上に立ってリーダーシップを取ることができるのだろうなとリスペクトしています。

振り回されていると思っていたときって、「相手 対 自分」という風に、相手と向き合っているようなイメージで仕事をしていたなと思います。予期しないことがあると、パニックになったり、なんで!?って思ってしまったり。でも本来は、人の考えが変わるのは当たり前で、それに対して反発したり、気にしたりしていても仕方がないんです。

人は違って当たり前で、理解できないことがあるのも当たり前。でも、それぞれの信念や個性には、それぞれの方の魅力があって、それが人を導く力になっているのだと思います。

ーー深いですね。そういう考え方は、前職までの経験で培われたのですか?

これまでの経験は活きていますね(笑)

もともとは「察すること」を意識していたタイプでしたが、1社目で中東文化に揉まれたときに、皆さんの裏表のないストレートな感情表現を毎日受け止めていたので、多少のことでは動じない鈍感力やたくましさが磨かれたような気がします(笑)

いろんなことがありました(笑)と気さくに話してくださる富永さん

ーー異文化に揉まれたキャリアを通して、秘書とは相手と同じ方向に一緒に歩いていく仕事なのだと理解していった富永さん。そのプロセスや激動のキャリアなど、様々なお話しをありがとうございました!

取材・編集後期
まさか、ポールの秘書さんが電動ドライバーにハマっているなんて!という衝撃から始まった取材でした(笑)
異文化の荒波に揉まれつつも、たくましくキャリアを築いた富永さんのしなやかさが伝わるお話しをたくさん伺い、私がイメージで思っていた秘書像(相手に合わせ、ときに振り回される)と実態とは違うのだなと感じました。
サポートする相手の立場に立ち、一緒に歩いていくことが、「秘書」というお仕事なのだと分かり、とても素敵でやりがいのあるお仕事なのだなと実感することができました!(はせがわ

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